Phân tích công việc là gì?

Lưu ý:Phân tích công việc tập trung vào bản chất công việc, KHÔNG PHẢI đánh giá người đang đảm nhiệm. Mục tiêu là tạo ra bản mô tả chính xác về công việc, chứ không phải đánh giá nhân viên. Mặc dù một số phương pháp phân tích công việc có thể thu thập dữ liệu từ chính những người đang làm việc đó.Để phân tích công việc toàn diện, cần tập trung vào những yếu tố sau:

Ví dụ về phân tích công việc trong quản trị nhân lực

Sau đây là ví dụ về phân tích công việc cho một số vị trí trong công ty:

1. Giải thích các yếu tố trong bản phân tích công việc

Download bảng phân tích công việc mẫu file Excel tại đây!

2. Ví dụ phân tích công việc cho vị trí nhân viên sales

Mục tiêu của phân tích công việc

Trước khi tiến hành phân tích cho một công việc cụ thể, bạn cần xác định rõ bạn sẽ sử dụng kết quả phân tích công việc vào việc gì. Nói chung, các tổ chức có thể sử dụng thông tin cho các mục đích sau:

Tại sao phân tích công việc lại quan trọng?

Phân tích công việc giúp tổ chức cải thiện sự gắn kết, hiệu quả và năng suất của nhân viên, từ đó đạt được các mục tiêu vận hành và chiến lược. Các tổ chức có thể sử dụng thông tin từ phân tích công việc để:

Các phương pháp phân tích công việc

Ba phương pháp phân tích công việc phổ biến nhất là Kỹ thuật Sự Kiện Quan Trọng (Critical Incident Technique - CIT), Liệt Kê Nhiệm Vụ (Task Inventory) và Phân Tích Công Việc Theo Chức Năng (Functional Job Analysis). Chúng ta cùng xem xét chi tiết từng phương pháp này.

Kỹ thuật Sự Kiện Quan Trọng (CIT)

Kỹ thuật Sự Kiện Quan Trọng dựa trên việc quan sát các sự kiện then chốt. Sự kiện then chốt là những hành vi thể hiện hiệu suất vượt trội hoặc không thể chấp nhận được. Báo cáo sự kiện then chốt thường bao gồm các yếu tố sau:Phương pháp CIT hiệu quả nhất trong các tình huống liên quan đến sức khỏe và an toàn (ví dụ: bất cứ khi nào xảy ra tai nạn, thương tích hoặc tử vong), đánh giá hiệu suất và đào tạo nhân viên. Trong hai trường hợp sau, danh sách các sự kiện then chốt sẽ liệt kê các ví dụ về hành vi mẫu mực và không thể chấp nhận được, có thể được sử dụng để cung cấp phản hồi cho nhân viên hoặc làm cơ sở đào tạo về những việc nhân viên nên và không nên làm.

Liệt Kê Nhiệm Vụ (TI)

Liệt Kê Nhiệm Vụ, hay còn gọi là Phân Tích Nhiệm Vụ, là danh sách tất cả các nhiệm vụ cấu thành một công việc. Các nhiệm vụ này thường được nhóm theo trách nhiệm. Trước đây, chúng tôi đã đề cập rằng một công việc có từ 5 đến 12 trách nhiệm và tối đa 100 nhiệm vụ. Khi tạo Liệt Kê Nhiệm Vụ, bạn cần ghi chú tần suất, mức độ quan trọng và khó khăn liên quan đến mỗi nhiệm vụ.Liệt Kê Nhiệm Vụ thường được tạo ra dựa trên đầu vào từ các nhóm chuyên gia, chính những người đang làm công việc đó và quản lý của họ. Phương pháp này hiệu quả nhất trong việc tạo mô tả công việc, phân loại công việc, đào tạo nhân viên và kiểm tra việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý.

Phân Tích Công Việc Theo Chức Năng (FJA)

Phân Tích Công Việc Theo Chức Năng là một phương pháp cung cấp thông tin chi tiết về công việc cần thực hiện và các yêu cầu về năng lực của nhân viên để hoàn thành công việc một cách thành công. Nó phân tích các thành phần và hoạt động công việc cụ thể tạo nên vai trò, bao gồm:Ngoài Kỹ thuật Sự Kiện Quan Trọng, Liệt Kê Nhiệm Vụ và Phân Tích Công Việc Theo Chức Năng, còn có nhiều phương pháp phân tích công việc khác. Chúng bao gồm:Mẫu excel phân tích công việc có thể giúp bạn thực hiện điều đó, tải xuống ngay!

Quy trình phân tích công việc

Quy trình phân tích công việc có thể thay đổi tùy theo tổ chức, vị trí và mục tiêu. 5 bước phân tích công việc hiệu quả:

Xác định mục đích

Mục đích của phân tích công việc ảnh hưởng đến các bước tiếp theo, ví dụ như ngân sách, lãnh đạo dự án và các bên liên quan. Mục đích có thể là tạo mô tả công việc chi tiết, phân tích nhu cầu đào tạo nhân viên hoặc lên kế hoạch lực lượng lao động.

Chọn phương pháp

Phương pháp phù hợp nhất cho phân tích công việc của bạn phụ thuộc vào mục đích bạn xác định trong bước một. Bảng dưới đây có thể giúp bạn xác định kỹ thuật phân tích công việc hiệu quả nhất và sử dụng điều đó để ảnh hưởng đến các hành động trong tương laiTùy thuộc vào phương pháp, việc thu thập dữ liệu sẽ khác nhau.

Thu thập dữ liệu

Thu thập và phân tích dữ liệu là hai bước tốn thời gian nhất trong quá trình phân tích công việc. Phương pháp phân tích công việc được chọn sẽ xác định các phương pháp thu thập dữ liệu được sử dụng. Các phương pháp thu thập dữ liệu phổ biến bao gồm quan sát, phỏng vấn, bảng câu hỏi và nhật ký công việc.

Phân tích dữ liệu

Thời gian dành cho phân tích phụ thuộc vào dữ liệu được thu thập. Khi bạn thu thập một lượng lớn dữ liệu định lượng, việc báo cáo điểm trung bình, độ lệch chuẩn, số lượng người tham gia và lỗi chuẩn trung bình - standard error of the mean (SEM) là hữu ích. SEM đo lường độ tin cậy hoặc độ chính xác của kết quả. Ví dụ, giá trị SEM cao cho một nhiệm vụ cụ thể có thể yêu cầu nghiên cứu bổ sung.

Đánh giá tác động

Một bước cuối cùng cần thiết là nhận thức được tác động mong muốn của phân tích công việc. Đây được gọi là hiệu lực theo kết quả (consequential validity). Đó là mức độ phân tích công việc tác động đến các can thiệp bắt nguồn từ nó.

Bảng câu hỏi phân tích công việc

Mẫu bản câu hỏi phân tích công việc là một công cụ quan trọng để thu thập dữ liệu về các nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng cần thiết, điều kiện làm việc và tiêu chí đánh giá hiệu suất liên quan đến công việc. Mẫu hỏi bao gồm các câu hỏi chi tiết cho phép bạn thu thập thông tin toàn diện về một vai trò cụ thể.

Sự khác biệt giữa bản phân tích công việc và bản mô tả công việc

Giải đáp thắc mắc liên quan

Khi nào cần phân tích công việc?

Ai là người phân tích công việc?

Ngoài ra, các bên liên quan khác như bộ phận nhân sự, bộ phận đào tạo và phát triển, và khách hàng cũng có thể tham gia vào quá trình phân tích công việc.

Quản trị nguồn nhân lực tốt hơn với SlimCRM

Quản trị nguồn nhân lực (HRM) là một chức năng quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. HR chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo, phát triển và giữ chân nhân viên. Một hệ thống HR hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất, giảm chi phí và đạ...