Thế nào là biên bản cuộc họp?

Biên bản cuộc họp còn được gọi là biên bản họp. Đây là một loại văn bản ghi lại những gì đã diễn ra trong buổi họp nội bộ hoặc buổi họp giữa các cơ quan, tổ chức, đoàn thể, doanh nghiệp với nhau. Trong văn bản này thường sẽ tổng hợp nhiều thông tin và các ý kiến khác nhau từ người tham gia. Khi buổi họp kết thúc, mọi người tham dự tiến hành ký xác nhận và cam kết về những điều thống nhất hay trình bày tại buổi họp.Mỗi một cuộc họp đều phải có ít nhất một thư ký và người này sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra danh sách người tham gia và người vắng mặt. Đồng thời, thư ký cũng là người sẽ thực hiện việc ghi chép lại toàn bộ thông tin, diễn biến trong cuộc họp.

Vai trò của biên bản trong cuộc họp

Thông thường, biên bản sẽ được dùng để ghi chép lại những sự việc đã và đang diễn ra trong cuộc họp đó. Chính vì thế, đây được xem là một loại tài liệu không có hiệu lực pháp lý nhưng là căn cứ để chứng minh các sự việc đó đã và đang xảy ra.Chỉ cần nhìn ...

Yêu cầu cần có trong biên bản một cuộc họp

Người chịu trách nhiệm viết biên bản cuộc họp sẽ cần phải lưu ý một số vấn đề sau đây. Có như vậy biên bản mới được hoàn chỉnh trước khi chuyển tới các cá nhân hay tổ chức liên quan.Việc đầu tiên bạn cần chuẩn bị sẵn một mẫu ghi biên bản cuộc họp. Mục ...

Cách ghi biên bản cuộc họp chuẩn nhất

Thời gian để viết biên bản thường rất ngắn nên đòi hỏi người ghi biên bản cuộc họp phải thể hiện đủ, chính xác nội dung cuộc họp đó. Chính vì thế nó khiến chúng ta cảm thấy vô cùng căng thẳng. Để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, cùng điểm qua về cách ghi biên bản cuộc họp chuẩn nhất nhé!

Dự thảo đề cương biên bản cuộc họp

Trong biên bản của một cuộc họp phải đảm bảo có các yếu tố cơ bản sau:- Quốc hiệu và tiêu ngữ- Tên văn bản và trích yếu nội dung- Giờ… ngày… tháng… năm…. (ghi cụ thể thời gian tiến hành lập biên bản)- Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp)- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung)- Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do)- Thủ tục ký xác nhận

Phương pháp ghi biên bản cuộc họp

Đối với các sự kiện thực tế có tầm quan trọng diễn ra như đại hội, khám xét, khám nghiệm, khiếu nại, bàn giao tài sản, ghi lời cung,… sẽ phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung. Đặc biệt phải chú ý vào trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nó...

Mẫu biên bản một số cuộc họp

Một số lưu ý trong quá trình ghi biên bản cuộc họp

Nghiên cứu trước nội dung cuộc họp

Ghi biên bản cuộc họp sẽ vô cùng khó khăn khi bạn không hiểu nội dung nêu trong cuộc họp mà vẫn phải ghi chép nó thật nhanh. Để không bị rơi vào tình trạng này, bạn nên nắm bắt càng nhiều thông tin, kiến thức liên quan đến cuộc họp càng tốt.Những thông tin này có thể tự tìm hiểu qua internet, sách vở hay đồng nghiệp có chuyên môn của công ty. Nếu thời gian gấp rút hãy cố gắng hiểu các khái niệm, thuật ngữ liên quan để không lạc lòng trong buổi họp.

Ghi nhớ tên người tham gia cuộc họp

Trong biên bản cần phải được ghi rõ ai là người đã đưa ra ý kiến hay quyết định về việc gì. Do đó, bạn cần phải nhớ tên và nhận diện người tham dự cuộc họp. Để có thể làm được việc này, bạn nên tìm hiểu trước hoặc nhờ chủ tọa giới thiệu thành phần tham dự. Bạn cũng nên vẽ sơ đồ vị trí ngồi của họ để khi được giới thiệu sẽ không nhầm lẫn.

Ghi chép hành động thật rõ ràng, độc lập

Khi ghi chép như thế sẽ giúp bạn cũng như đồng nghiệp theo dõi được dễ dàng hơn. Vì vậy, hãy ghi chép thật rõ ràng ý tưởng hay quyết định là của ai, bộ phận nào chịu trách nhiệm thực hiện và trong thời gian bao lâu. Việc ghi chép như thế cũng thể hiện được tính cẩn thận và là điểm cộng trong mắt ban lãnh đạo.

Ghi nhớ nội dung cơ bản

Bạn sẽ giảm bớt được căng thẳng trong quá trình ghi chép nếu nhớ được nội dung cơ bản của buổi họp. Hơn nữa, nó cũng rất hữu ích trong việc thể hiện cách ghi biên bản cuộc họp khoa học, logic và đầy đủ từng phần. Từ đó mà hiệu quả làm việc được nâng cao mà lại đơn giản hơn nhiều.

Đảm bảo tính trung lập

Mục đích của biên bản cuộc họp là dùng để làm bằng chứng xác nhận trách nhiệm của các thành viên liên quan. Chính vì thế, văn bản cần đảm bảo tính khách quan, ghi chép đầy đủ thông tin cuộc họp.Trừ trường hợp bạn được yêu cầu tránh mặt hoặc không ghi chép các câu thoại không liên quan, không bình thường. Văn phong rõ ràng, tuyệt đối không đưa ý kiến cá nhân hay cảm xúc của bản thân vào trong văn bản. Bởi nó dễ dẫn đến việc người đọc hiểu sai ý và gây ra hậu quả đáng tiếc.

Hoàn thiện biên bản sớm nhất có thể

Các thông tin quen thuộc có thể trở nên xa lạ nếu bạn để chúng trôi qua một khoảng thời gian quá lâu. Trước khi thông tin rời khỏi não bộ của bạn, hãy tổng hợp và hoàn thiện nó sớm nhất có thể. Hoàn thành sớm biên bản còn giúp các thành viên tiếp cận với mục đích làm việc tốt hơn. Nó cũng vô cùng quan trọng đối với những người không tham dự được cuộc họp.

Rà soát lại thật kỹ trước khi trình ký

Quá trình tốc ký hoàn toàn có thể xảy ra việc viết sai chính tả, viết ẩu. Tuy nhiên, nếu bạn đem biên bản đó trình lên chủ tọa thì là một sai lầm lớn. Bởi biên bản thể hiện năng lực của người trợ lý, để giám đốc đánh giá khả năng nghe, viết, tóm lược.Đồng thời những người đứng đầu hoặc khách hàng sẽ là người xem biên bản. Họ sẽ cảm thấy không được tôn trọng nếu biên bản đó lôm côm, cẩu thả. Bạn hãy đọc kỹ và rà soát mọi thông tin trước khi trình ký.

Thư ký cuộc họp cần làm gì?

Thư ký là người giữ vai trò trung tâm trong việc đảm bảo thông tin cuộc họp được ghi nhận đầy đủ, chính xác và khách quan. Công việc của thư ký không chỉ là “ghi chép”, mà còn bao gồm hàng loạt nhiệm vụ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kỹ năng chuyên mô...