Tải mẫu đơn xin xác nhận chỗ ở hợp pháp file [Word] đúng quy định năm 2026

Mẫu đơn xin xác nhận chỗ ở hợp pháp là tờ khai bắt buộc nộp kèm khi làm thủ tục đăng ký thường trú hoặc tạm trú tại chỗ ở thuê, ở nhờ hoặc ở mượn. Đây là bước xác nhận từ UBND phường/xã rằng địa chỉ bạn đang ở đáp ứng điều kiện diện tích tối thiểu và có giấy tờ hợp pháp. Bài viết cung cấp file mẫu đơn chuẩn định dạng Word, hướng dẫn điền từng mục và danh sách hồ sơ kèm theo theo quy định năm 2026.

1. Xác nhận chỗ ở hợp pháp là gì? Khi nào cần dùng?

Xác nhận chỗ ở hợp pháp là văn bản do UBND phường/xã/thị trấn cấp, xác nhận địa chỉ nơi ở của người đề nghị đáp ứng điều kiện pháp lý và diện tích sàn tối thiểu theo quy định. Tên chính thức của tờ khai là “Tờ khai xác nhận tình trạng chỗ ở hợp pháp, diện tích nhà ở tối thiểu để đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú”, ban hành theo Luật Cư trú 2020 (Luật số 68/2020/QH14) và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 62/2021/NĐ-CP.

Bạn cần nộp tờ khai này trong các trường hợp sau:

• Đăng ký thường trú tại nhà thuê, nhà mượn hoặc ở nhờ nhà người thân
• Đăng ký tạm trú tại địa chỉ không đứng tên mình trên giấy tờ sở hữu
• Xác nhận diện tích sàn còn đủ điều kiện khi nhiều người cùng đăng ký thường trú tại một địa chỉ

Lưu ý tránh nhầm lẫn: Tờ khai xác nhận chỗ ở hợp pháp khác với “giấy xác nhận tạm trú” (CT07). Tờ khai này là hồ sơ đầu vào, nộp khi làm thủ tục để UBND xác nhận chỗ ở đủ điều kiện. Giấy xác nhận tạm trú (CT07) là đầu ra, kết quả sau khi đã hoàn tất đăng ký, thể hiện trên ứng dụng VNeID hoặc Thẻ tạm trú. Hai loại không thay thế được cho nhau.

2. Mẫu đơn xin xác nhận chỗ ở hợp pháp

Tờ khai xác nhận tình trạng chỗ ở hợp pháp, diện tích nhà ở tối thiểu để đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú được ban hành theo Luật Cư trú 2020 và Nghị định 62/2021/NĐ-CP. File dưới đây là mẫu chuẩn theo quy định hiện hành, định dạng Word (.docx) có thể chỉnh sửa và điền trực tiếp trên máy tính trước khi in. Trước khi in và ký, bạn nên đọc kỹ hướng dẫn điền từng mục ở phần tiếp theo để tránh khai sai và phải làm lại.

Tải về: Mẫu đơn xin xác nhận chỗ ở hợp pháp

Xem thêm: Mẫu đơn xin xác nhận tạm trú mới nhất hiện nay

3. Hướng dẫn viết đơn xin xác nhận chỗ ở hợp pháp

Trước khi điền, cần lưu ý ba điểm chung: điền đầy đủ tất cả các mục, không bỏ trống bất kỳ trường nào; dùng bút bi nếu in ra hoặc điền trực tiếp trên file Word; không tẩy xóa nếu điền sai thì in lại tờ mới.

3.1 Phần I: Thông tin người đề nghị

Phần này ghi thông tin của người trực tiếp làm thủ tục không phải chủ hộ hay chủ nhà.

TrườngHướng dẫn điềnHọ, chữ đệm và tênGhi đúng theo CCCD/CMND, viết hoa toàn bộNgày, tháng, năm sinhĐịnh dạng dd/mm/yyyy — ví dụ: 15/03/1990Số định danh cá nhânGhi số CCCD 12 chữ số. Nếu chưa có CCCD, ghi số CMND 9 chữ sốNơi cư trúGhi địa chỉ thường trú hiện tại theo CCCD không phải địa chỉ chỗ ở cần xác nhận

Lưu ý quan trọng: Mục “nơi cư trú” trong Phần I là nơi đang đăng ký hộ khẩu/thường trú hiện tại, không phải địa chỉ chỗ ở mà bạn muốn xin xác nhận. Hai địa chỉ này có thể khác nhau, đây là điểm người dùng hay điền nhầm nhất khi hoàn thiện tờ khai.

3.2 Phần II: Thông tin về chỗ ở hợp pháp

Phần này ghi thông tin về địa chỉ chỗ ở cần được xác nhận tình trạng chỗ ở hợp pháp, kèm các thông số diện tích.

TrườngHướng dẫn điềnĐịa chỉ chỗ ở hợp phápGhi đầy đủ: số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phốDiện tích thửa đấtGhi theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ/sổ hồng)Diện tích xây dựngDiện tích xây dựng trên mặt bằng tầng 1, không bao gồm sân và lối điDiện tích sànTổng diện tích sàn sử dụng của toàn bộ ngôi nhàTổng số người đang đăng ký thường trúGhi số người đã thường trú tại địa chỉ này trước khi có thêm người mớiDiện tích sàn còn lạiDiện tích sàn - (số người đã thường trú × 8m²)

Lưu ý về diện tích tối thiểu: Theo Nghị định 62/2021/NĐ-CP, điều kiện đăng ký thường trú tại chỗ ở thuê, mượn, ở nhờ là diện tích sàn tối thiểu 8m²/người. Công thức tự kiểm tra trước khi nộp đơn:

Diện tích còn lại = Diện tích sàn − (Số người đã thường trú × 8m²)

Ví dụ minh họa: Căn nhà có diện tích sàn 60m², hiện có 4 người thường trú. Diện tích đã sử dụng: 4 × 8m² = 32m². Diện tích còn lại: 60 − 32 = 28m² → có thể cho thêm tối đa 3 người thuê/ở nhờ đăng ký thường trú.

Nếu diện tích còn lại dưới 8m² cho mỗi người muốn đăng ký thêm, tờ khai sẽ không được xác nhận nên tự kiểm tra trước khi nộp hồ sơ.

3.3 Phần III: Nội dung đề nghị UBND xác nhận

Phần này gồm hai mục người đề nghị phải tự mô tả tình trạng chỗ ở. Chỉ người đề nghị ký vào phần “Người đề nghị” UBND ký phần xác nhận sau khi đã thẩm tra hồ sơ thực tế.

Mục 1 - Tình trạng chỗ ở: Mô tả ngắn gọn tình trạng pháp lý của chỗ ở. Tham khảo mẫu câu theo từng trường hợp:

• Nhà sở hữu: “Chỗ ở hợp pháp tại địa chỉ trên thuộc quyền sở hữu của tôi theo Giấy chứng nhận số…”
• Nhà thuê: “Chỗ ở hợp pháp theo Hợp đồng thuê nhà ký ngày… với ông/bà…, thời hạn đến ngày…”
• Ở nhờ/mượn: “Chỗ ở hợp pháp theo sự đồng ý của chủ hộ là ông/bà…, quan hệ: …, tại địa chỉ…”

Mục 2 - Diện tích và số người thuê/mượn/ở nhờ: Ghi số người dự kiến đăng ký mới và tổng diện tích sàn dành cho họ, tính từ diện tích còn lại đã xác định ở Phần II.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị để chứng minh chỗ ở hợp pháp

Tờ khai phải nộp kèm giấy tờ chứng minh tình trạng sở hữu hoặc sử dụng hợp pháp của chỗ ở. Giấy tờ yêu cầu khác nhau tùy tình trạng mỗi trường hợp.

4.1 Chỗ ở là nhà sở hữu (sổ đỏ/sổ hồng)

• Tờ khai xác nhận chỗ ở hợp pháp đã điền đầy đủ
• Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (sổ đỏ hoặc sổ hồng)
• Bản sao CCCD của chủ hộ
• Nếu nhà chưa có sổ: bản sao hợp đồng mua bán nhà có công chứng hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp khác theo quy định

4.2 Chỗ ở là nhà thuê (hợp đồng thuê nhà)

• Tờ khai xác nhận chỗ ở hợp pháp do chủ nhà khai và ký
• Hợp đồng thuê nhà ở còn hiệu lực, thời hạn thuê phải còn đủ dài để phục vụ mục đích đăng ký
• Bản sao CCCD của chủ nhà
• Bản sao giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của chủ nhà (sổ đỏ/sổ hồng)

Lưu ý: Một số địa phương yêu cầu hợp đồng thuê nhà phải được công chứng hoặc chứng thực. Nên hỏi trực tiếp UBND phường/xã nơi nộp hồ sơ để xác nhận yêu cầu cụ thể trước khi chuẩn bị giấy tờ.

4.3 Chỗ ở là nhà người thân (ở nhờ)

• Tờ khai xác nhận chỗ ở hợp pháp do chủ hộ khai và ký vào phần người đề nghị
• Giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân nếu UBND yêu cầu: giấy khai sinh, sổ hộ khẩu cũ hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình
• Bản sao CCCD của chủ hộ
• Bản sao giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà của chủ hộ

Lưu ý: Đối với trường hợp ở nhờ nhà bạn bè (không phải người thân), một số UBND sẽ yêu cầu thêm văn bản đồng ý cho ở nhờ có chữ ký của chủ hộ được chứng thực, không chỉ ký vào tờ khai. Xem thêm phần FAQ bên dưới để biết chi tiết.

5. Trường hợp không được xác nhận chỗ ở hợp pháp

Trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra xem chỗ ở của bạn có thuộc các trường hợp dưới đây không. Đây là những lý do phổ biến khiến đơn xin xác nhận chỗ ở hợp pháp bị từ chối hoặc không được thụ lý:

• Diện tích sàn không đủ điều kiện tối thiểu: Sau khi tính toán, diện tích sàn còn lại dưới 8m² cho mỗi người muốn đăng ký thêm, đây là lý do từ chối phổ biến nhất.
• Chỗ ở không có giấy tờ hợp pháp: Nhà không có sổ đỏ/sổ hồng, không có hợp đồng mua bán hợp lệ, hoặc đang trong quá trình tranh chấp về quyền sử dụng đất.
• Hợp đồng thuê nhà hết hạn hoặc không đáp ứng yêu cầu: Hợp đồng thuê đã hết hạn, hoặc chủ nhà không đồng ý ký vào tờ khai.
• Nhà trong diện quy hoạch hoặc giải tỏa: Địa chỉ thuộc khu vực quy hoạch, bị cưỡng chế hoặc công trình xây dựng không được cơ quan có thẩm quyền cấp phép.
• Nhà đang trong tranh chấp, kiện tụng: Quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng chưa được xác định rõ tại thời điểm nộp đơn.
• Thông tin trong tờ khai không khớp thực tế: Địa chỉ không tồn tại trên hệ thống hoặc số liệu diện tích mâu thuẫn với hồ sơ lưu tại địa phương.

Nếu thuộc một trong các trường hợp trên, nên liên hệ công an phường hoặc UBND để được tư vấn phương án xử lý trước khi nộp hồ sơ chính thức.

Chuẩn bị đúng mẫu đơn xin xác nhận chỗ ở hợp pháp và hồ sơ kèm theo là bước then chốt để thủ tục đăng ký thường trú hoặc tạm trú được giải quyết đúng hẹn, tránh phải bổ sung hồ sơ nhiều lần. Nếu bạn cần hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ đăng ký thường trú hoặc tạm trú, liên hệ AZVLAW qua hotline để được chuyên gia tư vấn và đại diện nộp hồ sơ.

6. Câu hỏi thường gặp về mẫu đơn xin xác nhận chỗ ở hợp pháp

6.1 Xác nhận chỗ ở hợp pháp khác xác nhận tạm trú thế nào?

Tờ khai xác nhận chỗ ở hợp pháp là hồ sơ đầu vào nộp khi làm thủ tục để UBND phường/xã xác nhận rằng địa chỉ đủ điều kiện pháp lý. Giấy xác nhận tạm trú (CT07) là kết quả đầu ra cấp sau khi đã hoàn tất đăng ký, thể hiện trên VNeID hoặc Thẻ tạm trú. Hai loại giấy tờ này không thay thế được cho nhau.

6.2 Nộp đơn ở đâu? Ai có thẩm quyền ký xác nhận?

Nộp tại UBND phường/xã/thị trấn nơi có địa chỉ chỗ ở cần xác nhận không phải nơi đăng ký hộ khẩu cũ. Người có thẩm quyền ký xác nhận là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND phường/xã, ký tên và đóng dấu. Một số địa phương cho phép nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công trực tuyến nên kiểm tra với địa phương nơi bạn nộp để được hướng dẫn cụ thể.

6.3 Bao lâu có kết quả? Có mất phí không?

Bước xác nhận chỗ ở hợp pháp không có quy định riêng về thời hạn thực tế thường được xử lý trong ngày hoặc từ 1 đến 3 ngày làm việc tùy địa phương. Toàn bộ thủ tục đăng ký thường trú được giải quyết trong 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Thủ tục miễn phí theo quy định Luật Cư trú 2020.

6.4 Ở nhờ nhà bạn bè có được xác nhận không?

Về nguyên tắc, có thể được xác nhận nếu đáp ứng điều kiện diện tích và bạn bè đồng ý cho ở nhờ. Tuy nhiên, một số UBND yêu cầu chủ hộ phải lập văn bản đồng ý cho ở nhờ có chứng thực không chỉ ký vào tờ khai. Nên liên hệ trực tiếp UBND phường trước để hỏi yêu cầu cụ thể, tránh phải đi lại nhiều lần.

6.5 Người không có hộ khẩu tại địa phương có làm được không?

Có. Người từ tỉnh khác hoặc không có thường trú tại địa phương vẫn có thể xin xác nhận chỗ ở hợp pháp để đăng ký tạm trú tại địa chỉ đó. Điều kiện không thay đổi: chỗ ở phải hợp pháp, diện tích đủ, có đầy đủ giấy tờ kèm theo. Đối với đăng ký thường trú, có thêm yêu cầu về thời gian tạm trú liên tục tùy đối tượng theo Luật Cư trú 2020.

6.6 Giấy xác nhận có giá trị trong bao lâu?

Tờ khai xác nhận chỗ ở hợp pháp không có hiệu lực độc lập sau khi nộp nó là một phần hồ sơ và hết tác dụng khi hồ sơ đăng ký được giải quyết xong. Nếu hồ sơ nộp mà chưa được xử lý sau nhiều tuần, UBND có thể yêu cầu khai lại tờ khai mới. Vì vậy, không nên khai tờ khai quá sớm nên chuẩn bị toàn bộ hồ sơ trước rồi mới khai và nộp cùng một lúc.