Sự không phù hợp trong ISO là gì? Lỗi NC trong ISO

Trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, việc phát hiện và xử lý "Sự không phù hợp" là yếu tố quan trọng để đảm bảo tổ chức vận hành hiệu quả và đáp ứng yêu cầu. Nhưng "Sự không phù hợp" là gì? Lỗi NC trong ISO có nghĩa như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.

1. Sự không phù hợp trong ISO là gì?

"Sự không phù hợp" (Nonconformity - NC) trong ISO được định nghĩa là việc không đáp ứng một hoặc nhiều yêu cầu của:

• Tiêu chuẩn ISO áp dụng: Ví dụ, không đáp ứng các yêu cầu cụ thể trong ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001,…
• Quy định pháp luật: Không tuân thủ các điều luật, nghị định hoặc quy định liên quan.
• Quy trình nội bộ: Sai lệch hoặc không tuân thủ quy trình đã thiết lập trong tổ chức.

Sự không phù hợp có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ, quá trình sản xuất, hoặc thậm chí uy tín và sự tuân thủ pháp luật của tổ chức.

Trong quá trình triển khai đánh giá nội bộ, đánh giá nhà cung cấp hay đánh giá chứng nhận theo ISO, chuyên gia đánh giá sẽ đánh giá sự phù hợp cũng như phát hiện những điểm không phù hợp theo các tiêu chuẩn ISO. Kết quả của cuộc đánh giá sẽ gồm 4 loại đó là Phù hợp với tiêu chuẩn đang đánh giá áp dụng, cần lưu ý (Ob), Khuyến nghị cải tiến (OFI) và quan trọng nhất là Điểm không phù hợp (NC). Lỗi NC là viết tắt của lỗi Không phù hợp (tiếng anh là Nonconformities). ISO 9001 phiên bản 2015 định nghĩa lỗi không phù hợp là không đáp ứng một yêu cầu. Nói một cách dễ hiểu hơn thì khi không đáp ứng những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO đang được đánh giá, phía đoàn đánh giá sẽ ghi nhận lại lỗi NC. Việc xuất hiện lỗi NC là cho thấy đã sảy ra lỗi trong sản phẩm, quy trình, dịch vụ hoặc một số khía cạnh trong việc tuân thủ theo quy trình ISO không được thực hiện (hoặc cần sửa đổi hay cập nhật).

Cần chú ý rằng cách gọi NC là lỗi hoàn toàn không đúng với mục đích thuần túy của quá trình đánh giá đó là thu thập và đánh giá các bằng chứng theo yêu cầu của tiêu chuẩn đang được đánh giá. Việc gọi là “lỗi NC” có thể không chính xác nhưng người viết vẫn dùng để giúp quý bạn đọc ó thể hiểu được dễ hơn.

Ví dụ về lỗi NC trong ISO:

• Điều 4.1 của ISO 9001 yêu cầu phía doanh nghiệp phải có bảng phân tích bối cảnh và quản lý rủi ro của tổ chức nhưng phía doanh nghiệp lại không có.
• Điều 7.2 và 7.3 của ISO 9001 yêu cầu phía bộ phận quản trị nhân sự doanh nghiệp phải có kế hoạch đào tạo, chương trình đào tạo và báo cáo kết quả đào tạo nhưng phía doanh nghiệp không lưu lại những hồ sơ này.

"Sự không phù hợp" (Nonconformity - NC) trong ISO được định nghĩa là việc không đáp ứng một hoặc nhiều yêu cầu

✍ Xem thêm: Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO | Tư vấn áp dụng từ A-Z

2. Phân loại lỗi NC trong ISO

Trong ISO, lỗi NC thường được chia thành hai loại chính:

Sự không phù hợp lớn (Major NC)

Là những lỗi nghiêm trọng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đáp ứng yêu cầu của hệ thống quản lý.

Ví dụ: Không thực hiện đánh giá nội bộ, không duy trì hồ sơ theo quy định.

Hậu quả: Có thể gây đình chỉ hoặc rút chứng nhận ISO nếu không được khắc phục kịp thời.

Sự không phù hợp nhỏ (Minor NC)

Là những sai lệch nhỏ, không gây ảnh hưởng lớn nhưng cần được xử lý để tránh phát sinh vấn đề nghiêm trọng.

Ví dụ: Hồ sơ chưa hoàn chỉnh, không kiểm tra định kỳ thiết bị theo quy định.

Phân loại lỗi NC trong ISO

✍ Xem thêm: TOP 5 yếu tố lựa chọn tổ chức ISO uy tín |Tìm hiểu ngay

Khắc phục lỗi NC trong ISO khi đánh giá chứng nhận:

• Với lỗi NC - Major: Phía đánh giá chứng nhận sẽ quay lại doanh nghiệp để kiểm chứng việc khắc phục lỗi NC - Major được phát hiện.
• Với lỗi NC - Minor: Phía doanh nghiệp chỉ cần gửi hồ sơ, tài liệu hay bằng chứng có thể chứng minh rằng lỗi NC - Minor đã được khắc phục qua phương tiện truyền thông hoặc Online.

Với đánh giá nội bộ thì việc phân chia lỗi NC major hay NC Minor rất khó do nhạy cảm và dựa trên cảm tính của các đánh giá viên nội bộ và ban ISO do đó chỉ có thể quy định là phát hiện lỗi NC theo ISO mà thôi. Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể phân định lỗi NC theo mức độ được quy định nội bộ của doanh nghiệp. ISO không quy định riêng về lỗi NC Major hay NC Minor mà chỉ quy định rằng nếu có phát hiện lỗi NC thì cần tiến hành đưa ra hành động khắc phục.

Để có thể phát hiện sớm và khắc phục lỗi NC theo ISO thì doanh nghiệp cần có nhận thức tốt về tiêu chuẩn ISO đang áp dụng. Doanh nghiệp cần đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn đang áp dụng và có ban ISO quy tự những đánh giá viên có nhiều kinh nghiệm, được đào tạo về ISO bài bản đặc biệt là các tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đang áp dụng. Ngoài ra thì doanh nghiệp cũng cần đặc biệt quan tâm tới công tác quản lý tài liệu và lưu trữ hồ sơ theo ISO để tạo thuận lợi trong quá trình đánh giá nội bộ và đánh giá chứng nhận ISO.

Cách hiệu quả để phát hiện và khắc phục lỗi NC

✍ Xem thêm: Doanh nghiệp vừa và nhỏ có cần hệ thống quản lý ISO 9001 | Lợi ích của ISO 9001

4. Lợi ích của việc xử lý sự không phù hợp trong ISO

• Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn: Duy trì chứng nhận ISO và đáp ứng các yêu cầu pháp luật.
• Cải tiến liên tục: Giúp tổ chức hoàn thiện quy trình, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
• Giảm thiểu rủi ro: Ngăn chặn các vấn đề tiềm ẩn gây ảnh hưởng đến uy tín và hiệu quả hoạt động.
• Tăng cường lòng tin: Xây dựng niềm tin với khách hàng và đối tác thông qua sự chuyên nghiệp và tuân thủ tiêu chuẩn.

Khắc phục lỗi NC trong ISO khi đánh giá chứng nhận

Kết luận

Để giúp đỡ doanh nghiệp trong triển khai và đánh giá chứng nhận ISO, Vinacontrol CE luôn sẵn sàng cung cấp các chương trình đào tạo ISO cũng như địch vụ tư vấn ISO với nhiều tiêu chuẩn như ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000 và nhiều tiêu chuẩn khác mà doanh nghiệp áp dụng. Với sự hỗ trợ của các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong tư vấn, đào tạo và đánh giá ISO tại Vinacontrol CE, doanh nghiệp sẽ có thể triển khai hệ thống quản lý một cách nhanh chóng, hiệu quả và tránh được tối đa các lỗi NC trong quá trình đánh giá chứng nhận. Quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline 1800.6083 email vnce@vnce.vn để được hỗ trợ tốt nhất!